Юридическая консультация.
Порядок ведения трудовых книжек.
В соответствии со статьей 39 кодекса законов о труде
российской федерации трудовая книжка является основным
документом о трудовой деятельности работника. Порядок
ведения трудовой книжки определен постановлением совета
министров ссср и вцспс от 6.09.73 г. no 656 и инструкцией о
порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в
учреждениях, организациях, утвержденной постановлением гос-
комтруда ссср по согласованию с вцспс от 20.06.74 г. no 162
(в ред. Постановлений госкомтруда ссср от 2.08.85 г. no 252,
от 31.03.87 г. no 201, от 19.10.90 г. no 412).
Трудовые книжки ведутся на всех работников
предприятий, учреждений и организаций (далее -
организация), проработавших свыше 5 дней, в том числе на
сезонных, временных и внештатных, при условии, что они
подлежат государственному социальному страхованию.
Все поступающие на работу обязаны предъявлять
администрации организации трудовую книжку, оформленную в
установленном порядке. Прием на работу без нее не
допускается. Заполнение трудовой книжки впервые произ-
водится администрацией организации в присутствии работника
не позднее недельного срока со дня приема на работу.
В трудовую книжку вносятся:
1) сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата
рождения, образование, профессия, специальность;
2) сведения о работе: прием на работу, перевод на
другую постоянную работу, увольнение;
3) сведения о награждениях и поощрениях;
4) сведения об открытиях, на которые выданы дипломы,
использованных изобретениях и рационализаторских
предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.
Взыскания в трудовую книжку не записываются. Все
записи о приеме на работу, переводе на другую постоянную
работу или увольнении, а также о награждениях и поощрениях
вносятся администрацией организации после издания приказа
(распоряжения), но не позднее недельного срока, а при
увольнении - в день увольнения и должны точно
соответствовать тексту приказа (распоряжения).
Трудовые книжки оформляются на русском языке и на
государственных языках республик в составе российской
федерации.
Записи в трудовой книжке производятся арабскими
цифрами (число и месяц двузначными). Например, если работник
принят на работу 5 марта 1998 г., В графе 2 трудовой книжки
записывается: "05.03.1998". Сведения о работнике
записываются на первой странице (титульном листе) трудовой
книжки. Фамилия, имя и отчество (полностью, без сокращения
или замены имени и отчества инициалами) и дата рождения
указываются на основании паспорта или свидетельства о
рождении. Образование - среднее, среднее специальное и
высшее - указывается только на основании документов
(аттестата, удостоверения, диплома).
Запись о незаконченном среднем или незаконченном
высшем образовании также может быть произведена лишь на
основании соответствующих документов (студенческого билета,
зачетной книжки, справки учебного заведения и т.П.).
ПРофессия или специальность указывается на основании
документа об образовании или другого надлежащим образом
оформленного документа. Первую страницу (титульный лист)
подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, и
после этого ставится печать организации (или печать отдела
кадров), в которой впервые заполнялась трудовая книжка.
Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени,
отчестве и дате рождения производятся администрацией по
последнему месту работы на основании документов (паспорта,
свидетельства о рождении, браке, расторжении брака,
изменении фамилии, имени, отчества и др.) И со ссылкой на
номер и дату этих документов. Изменения вносятся на первой
странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой
зачеркивается, например, прежняя фамилия или имя, отчество,
дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на
соответствующие документы записываются на внутренней стороне
обложки и заверяются подписью руководителя организации или
специально уполномоченного им лица и печатью организации или
печатью отдела кадров. В таком же порядке при необходимости
вносятся изменения в сведения об образовании, профессии,
специальности.
В графе 3 раздела "сведения о работе" в виде заголовка
пишется полное наименование организации. Под этим заголовком
в графе 1 ставится порядковый номер очередной записи, в
графе 2 указывается дата приема на работу.
В графе 3 пишется: "принят или назначен в такой-то
цех, отдел, подразделение, участок, производство" с
указанием их конкретного наименования, а также наименования
работы, профессии или должности и присвоенного разряда.
Записи о наименовании работы, профессии или должности, на
которую принят работник, производятся: для рабочих - в
соответствии с наименованиями профессий, указанных в едином
тарифно-квалификационном справочнике работ и профессий
рабочих (еткс); для служащих - в соответствии с
наименованиями должностей, указанных в единой номенклатуре
должностей служащих, или в соответствии со штатным
расписанием. В таком же порядке оформляется перевод
работника на другую постоянную работу в той же организации.
Если рабочему в период работы присваивается новый разряд, то
об этом в установленном порядке производится соответствующая
запись.
Запись сведений о работе по совместительству
производится администрацией по месту основной работы на
основании приказа администрации организации, где работник
принят по совместительству. В таком же порядке производится
запись об увольнении с этой работы.
По желанию работника (его письменному заявлению)
запись в трудовую книжку о работе по совместительству может
не вноситься.
Перевод работника на другую постоянную работу в той же
организации оформляется в таком же порядке, как и прием на
работу.
Студентам, учащимся, аспирантам и клиническим
ординаторам, имеющим трудовые книжки, учебное заведение
(научное учреждение) вносит записи о времени обучения на
дневных отделениях (в том числе подготовительных) высших и
средних специальных учебных заведений. Период работы
студентов, учащихся, аспирантов и клинических ординаторов в
студенческих отрядах, при прохождении производственной
практики и при выполнении научно-исследовательской
хоздоговорной тематики подтверждается соответствующей
справкой, на основании которой делается запись в трудовой
книжке. Поскольку трудовая книжка является основным
документом, по которому устанавливается длительность и
непрерывность трудового стажа, помимо сведений о работе в
качестве рабочего или служащего, в нее записываются иные
периоды общественно полезной деятельности, включаемые в
трудовой стаж. Так, в трудовые книжки по месту работу
вносятся отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и
наименование соответствующих документов следующие записи:
1) о времени службы в составе вооруженных сил, органах
государственной безопасности и внутренних дел, во всех видах
охраны, где на проходящих службу не распространяется
законодательство о труде и государственное социальное
страхование, с указанием даты призыва (зачисления) и даты
увольнения со службы;
2) о времени обучения в профессионально-технических и
других училищах, на курсах и в школах по повышению
квалификации, по переквалификации и подготовке кадров;
3) о времени обучения в высших и средних специальных
учебных заведениях и о времени пребывания в аспирантуре,
кроме случаев, когда запись о времени обучения произведена
учебным заведением (научным учреждением);
4) о работе в качестве члена колхоза.
Указанные записи вносятся в трудовую книжку до
занесения сведений о работе в данной организации. В разделе
"сведения о награждениях" приводятся сведения о поощрениях
за особые трудовые заслуги (см. Ст. 134 кзот рф), т.Е. О
награждении орденами, медалями, почетными грамотами,
нагрудными значками и о присвоении почетных званий.
В раздел "сведения о поощрениях" вносятся сведения о
поощрениях за успехи в работе, полученные работниками на
предприятиях, в учреждениях и организациях, в соответствии
со статьей 131 кзот рф. В этом же разделе приводятся
сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, об
использованных изобретениях и рационализаторских
предложениях, о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.
Записи о причинах увольнения должны производиться в
точном соответствии с формулировками действующего
законодательства и со ссылкой на соответствующую статью,
пункт закона. Например: "уволен по соглашению сторон, п. 1
ст. 29 кзот рф", "уволен в связи с несоответствием
выполняемой работе вследствие состояния здоровья, п. 2 ст.
33 кзот рф". Запись об увольнении в трудовой книжке
работника производится с соблюдением следующих правил: в
графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 - дата
увольнения, в графе 3 - причина увольнения, в графе 4
указывается, на основании чего внесена запись, - приказ
(распоряжение), его дата и номер.
Днем увольнения считается последний день работы.
Например, трудовой договор с работником прекращается в связи
с сокращением штата. 5 марта 1998 г. Является последним днем
его работы. В трудовой книжке должна быть сделана следующая
запись: в графе 1 раздела "сведения о работе" ставится
порядковый номер записи, в графе 2 - дата увольнения
(05.03.1998), в графе 3 пишется: "уволен по сокращению
штата, п. 1 ст. 33 кзот рф)", в графе 4 указываются дата и
номер приказа (распоряжения) об увольнении.
При расторжении трудового договора по инициативе
работника в связи с уходом на пенсию, болезнью,
инвалидностью, зачислением в высшее или среднее специальное
учебное заведение и по другим причинам, с которыми
законодательство связывает предоставление определенных льгот
и преимуществ, запись об увольнении вносится в трудовую
книжку с указанием этих причин. Например: "уволен по
собственному желанию в связи с уходом на пенсию по старости
(возрасту), ст. 31 кзот рф", "уволен по собственному желанию
в связи с зачислением в высшее учебное заведение, ст. 31
кзот рф".
При переводе работника в другую организацию в трудовой
книжке приводятся основания перевода. Например: "уволен в
связи с переводом на работу в такую-то организацию по
согласованию между руководителями, п. 5 ст. 29 кзот рф",
"уволен в связи с переводом на работу в такую-то организацию
по распоряжению такого-то министерства, п. 5, ст. 29 кзот
рф". При переходе на выборную должность в трудовой книжке
делается запись: "уволен в связи с избранием на выборную
должность в такую-то организацию, п. 5 ст. 29 кзот рф".
В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все
страницы соответствующих разделов, она дополняется
вкладышем. Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется
и ведется администрацией по месту работы в том же порядке,
что и трудовая книжка.
Вкладыш без трудовой книжки недействителен. С каждой
записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) в
трудовую книжку (вкладыш) о приеме на работу, переводах на
другую работу и увольнении, администрация обязана ознакомить
владельца этой книжки (вкладыша) под расписку в личной
карточке, в которой должна быть повторена точная запись из
трудовой книжки (вкладыша).
При увольнении работника все записи о работе,
награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за
время работы в данной организации, заверяются подписью
руководителя организации или специально уполномоченного им
лица и печатью организации или печатью отдела кадров.
Администрация обязана выдать работнику его трудовую
книжку в день увольнения с внесенной в нее записью об
увольнении.
В соответствии со статьей 99 кзот рф при задержке
выдачи трудовой книжки по вине администрации работнику
выплачивается средний заработок за все время вынужденного
прогула. Днем увольнения в этом случае считается день выдачи
трудовой книжки. О новом дне увольнения издается приказ и
вносится запись в трудовую книжку работника. Ранее внесенная
запись о дне увольнения признается недействительной. Если
работник отсутствует на работе в день увольнения, то
администрация организации в тот же день направляет ему
почтовое уведомление о необходимости получения трудовой
книжки. Пересылка трудовой книжки почтой с доставкой по
указанному адресу допускается только с согласия работника.
В случае выявления неправильной или неточной записи
сведений о работе, переводе на другую постоянную работу, о
награждениях, поощрениях и др. Исправления производятся
администрацией той организации, где была внесена
соответствующая запись. Администрация по новому месту работы
обязана оказать работнику в этом необходимую помощь.
Если организация, в которой сделана неправильная или
неточная запись, ликвидирована, исправления вносятся
правопреемником, а при его отсутствии - вышестоящей
организацией, которой была подчинена ликвидированная орга-
низация.
Исправленные сведения о работе, переводах на другую
постоянную работу, награждениях, поощрениях и др. Должны
полностью соответствовать подлиннику приказа или распоряже-
ния. В случае утраты приказа или распоряжения либо
несоответствия фактически выполнявшейся работе исправление
сведений производится на основании других документов,
подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой
книжке. К таким документам относятся архивные материалы,
отражающие трудовую деятельность работника: личные карточки,
расчетные ведомости, лицевые счета по заработной плате и т.Д.
Свидетельские показания не могут служить основанием
для исправления внесенных ранее записей.
В разделах "сведения о работе", "сведения о
награждениях", "сведения о поощрениях" трудовой книжки
(вкладыша) зачеркивание ранее внесенных неточных или
неправильных записей не допускается. При необходимости, на-
пример, изменения записи сведений о работе после указания
соответствующего порядкового номера, даты внесения записи в
графе 3 пишется: "запись за no таким-то недействительна.
Принят по такой-то профессии (должности)" и в графе 4
повторяется дата и номер приказа (распоряжения)
администрации, запись из которого неправильно внесена в
трудовую книжку. В таком же порядке признается
недействительной запись об увольнении и переводе на другую
постоянную работу в случае незаконного увольнения или
перевода, установленного органом по рассмотрению трудовых
споров, и восстановления на прежней работе или изменения
формулировки причины увольнения. Например, пишется: "запись
за no таким-то недействительна, уволен..." И указывается
новая формулировка. В графе 4 в этом случае делается ссылка
на приказ о восстановлении на работе или изменении
формулировки причины увольнения.
При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или
переводе на другую работу, впоследствии признанной
недействительной, по просьбе работника выдается дубликат
трудовой книжки без внесения в нее записи, признанной
недействительной.
Дубликат трудовой книжки выдает администрация по
последнему месту работы. Документы, подтверждающие стаж
работы, предшествующий поступлению в данную организацию, не
требуются. При этом в правом верхнем углу первой страницы
новой трудовой книжки делается надпись: "дубликат". На пер-
вой странице прежней трудовой книжки пишется: "взамен выдан
дубликат", и она возвращается владельцу. Он представляет ее
впоследствии в органы социального обеспечения для
документального подтверждения трудового стажа до поступления
на работу в организацию, где выдан дубликат.
Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш к ней),
обязано немедленно заявить об этом администрации по месту
последней работы. Не позднее 15 дней после получения
заявления администрация выдает работнику другую трудовую
книжку или вкладыш к ней с надписью "дубликат" в правом
верхнем углу первой страницы.
Дубликат трудовой книжки (вкладыш к ней) выдается
также, если она пришла в негодность (обгорела, была изорвана
и т.П.). ПРи этом на первой странице трудовой книжки,
пришедшей в негодность, делается надпись: "взамен выдан
дубликат", а книжка возвращается ее владельцу. При
поступлении на новое место работы работник обязан предъявить
дубликат трудовой книжки.
Дубликат трудовой книжки или вкладыш к ней заполняются
по общим правилам. В разделы "сведения о работе", "сведения
о награждениях" и "сведения о поощрениях" при заполнении
дубликата вносятся записи о работе, а также о награждениях и
поощрениях по месту последней работы на основании ранее
изданных приказов (распоряжений).
Если работник до поступления в данную организацию уже
работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в
разделе "сведения о работе" в графе 3 прежде всего делается
запись об общем стаже работы до поступления в данную
организацию, подтвержденном документами.
Общий стаж работы записывается суммарно, т.Е.
Указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без
уточнения, в какой организации, в какие периоды времени и на
каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.
После этого общий стаж, подтвержденный надлежащим образом
оформленными документами, записывается по отдельным периодам
работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата
приема на работу; в графе 3 пишется наименование
организации, где работал работник, а также цех (отдел) и
должность (работа), на которую он был принят. Если из
представленных документов видно, что работник переводился на
другую постоянную работу в той же организации, то об этом
делается соответствующая запись.
Затем в графе 2 записывается дата увольнения, а в
графе 3 - причина увольнения, если в представленном
работником документе имеются такие данные. В том случае,
если документы не содержат полностью указанных сведений о
работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только
имеющиеся в документах сведения.
В графе 4 указываются наименование, дата и номер
дубликата, на основании которого произведены соответствующие
записи в дубликате. Документы, подтверждающие стаж работы,
возвращаются их владельцу. Администрация обязана оказать
содействие работнику в получении документов, подтверждающих
стаж его работы, предшествующий поступлению в данную ор-
ганизацию.
Ю.В. Киселев, юрист
